Algoritmos en las relaciones laborales: la AEPD refuerza las obligaciones de transparencia tras el RD 723/2026

El Real Decreto 723/2026 resulta aplicable, con carácter general en su capítulo II, a las relaciones laborales cuya duración sea superior a cuatro semanas.

Entre la información que debe facilitarse a la persona trabajadora se encuentra expresamente:

La existencia de sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones.

La obligación no se limita a indicar que la empresa utiliza un algoritmo.

Cuando estos sistemas intervengan en decisiones relativas a las condiciones de trabajo, debe informarse también sobre sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento.

La norma menciona expresamente decisiones relacionadas, entre otras materias, con:

• la duración y distribución de la jornada;
• la asignación de tareas;
• la determinación de salarios;
• la progresión profesional;
• el lugar de trabajo;
• o la extinción del contrato.

Por tanto, herramientas utilizadas para confeccionar turnos, distribuir cargas de trabajo, valorar el rendimiento, seleccionar candidatos, proponer promociones, fijar retribuciones variables o apoyar decisiones extintivas pueden quedar comprendidas dentro de estas obligaciones.

Uno de los aspectos más relevantes del pronunciamiento de la AEPD es precisamente la necesidad de diferenciar —y cumplir simultáneamente— las distintas capas normativas.

Informar a una persona trabajadora de la utilización de un algoritmo conforme al RD 723/2026 no supone, por sí solo, cumplir con la normativa de protección de datos.

Cuando el sistema utiliza datos personales, la empresa continúa obligada a respetar, entre otros, los principios de:

• licitud del tratamiento;
• transparencia;
• minimización de datos;
• exactitud;
• limitación de la finalidad;
• protección de datos desde el diseño y por defecto;
• seguridad;
• y responsabilidad proactiva.

Además, deberá determinarse la base jurídica que legitima cada tratamiento y analizar los riesgos que el sistema puede comportar para los derechos y libertades de las personas afectadas.

La conclusión práctica es relevante: no basta con incorporar una cláusula genérica sobre inteligencia artificial al contrato de trabajo.

La AEPD recuerda también una distinción fundamental.

La utilización de un algoritmo o la elaboración de perfiles no determina automáticamente la aplicación del artículo 22 RGPD.

Este régimen específico entra en juego cuando concurren fundamentalmente dos elementos:

Primero, que la decisión esté basada únicamente en un tratamiento automatizado.

Segundo, que produzca efectos jurídicos sobre la persona o le afecte significativamente de modo similar.

Puede ocurrir, por tanto, que una empresa utilice algoritmos como herramienta de apoyo sin que exista una decisión exclusivamente automatizada.

Pero cuando el sistema adopte realmente la decisión sin intervención humana efectiva y esta tenga efectos relevantes sobre contratación, remuneración, promoción, condiciones laborales o mantenimiento del empleo, deberá analizarse especialmente el artículo 22 RGPD.

En estos supuestos, además de comprobar que existe una habilitación válida para la decisión automatizada, deben implantarse las garantías correspondientes.

Entre ellas se encuentra, cuando proceda, el derecho de la persona afectada a obtener una intervención humana efectiva, expresar su punto de vista e impugnar la decisión.

La AEPD vuelve a poner el foco sobre dos posibles bases que deben utilizarse con especial cautela en el ámbito laboral.

Por un lado, la consideración de que una decisión automatizada es «necesaria para la celebración o ejecución de un contrato» no puede interpretarse de forma automática o expansiva.

La mera conveniencia empresarial, rapidez, reducción de costes o disponibilidad de una herramienta tecnológica no implica necesariamente que la automatización sea jurídicamente necesaria.

Por otro lado, el consentimiento plantea dificultades estructurales en las relaciones laborales debido al desequilibrio existente entre empresa y persona trabajadora.

Por ello, difícilmente constituirá una base sólida cuando no pueda acreditarse que se ha prestado de manera verdaderamente libre.

Este planteamiento se aprecia también en la advertencia AI-00009-2026 de la AEPD, relativa a la implantación de una herramienta de inteligencia artificial destinada a cribar y puntuar candidaturas.

El expediente pone de manifiesto que las garantías deben analizarse antes de implantar el sistema y no únicamente cuando se produzca una reclamación.

Entre las cuestiones que deben valorarse se encuentran:

• los riesgos derivados del tratamiento;
• la información proporcionada a las personas afectadas;
• la necesidad, en su caso, de realizar una evaluación de impacto relativa a la protección de datos;
• la configuración de los criterios utilizados por el sistema;
• y la existencia de una supervisión humana real y efectiva.

La intervención humana no debería reducirse a una ratificación automática de la recomendación generada por la herramienta.

La nueva obligación individual tampoco elimina las obligaciones empresariales existentes frente a la representación legal de las personas trabajadoras.

El artículo 64.4.d) del Estatuto de los Trabajadores reconoce al comité de empresa el derecho a ser informado sobre los parámetros, reglas e instrucciones en los que se basan los algoritmos o sistemas de inteligencia artificial que afecten a decisiones que puedan incidir en las condiciones de trabajo, el acceso o el mantenimiento del empleo, incluida la elaboración de perfiles.

Nos encontramos, por tanto, ante obligaciones distintas que pueden coexistir:

Información individual: RD 723/2026.

Información colectiva a la RLT: artículo 64.4.d) ET.

Protección de datos personales: RGPD y LO 3/2018.

La existencia de una comunicación en uno de estos ámbitos no debería utilizarse para considerar automáticamente cumplidos los restantes.

La entrada en vigor del RD 723/2026 aconseja realizar una verdadera auditoría de los sistemas tecnológicos utilizados en la gestión de personas.

El primer paso debería ser identificar qué herramientas intervienen, directa o indirectamente, en decisiones relativas a personas trabajadoras o candidatos.

Especialmente deberían revisarse los sistemas utilizados para:

• selección y contratación;
• cribado o puntuación de candidaturas;
• elaboración de perfiles;
• control de productividad o rendimiento;
• asignación automática de tareas;
• elaboración de turnos y horarios;
• determinación de incentivos o retribución variable;
• promoción profesional;
• control de absentismo;
• análisis de comportamiento;
• decisiones disciplinarias;
• y extinción de contratos.

A partir de este inventario, debería determinarse para cada herramienta:

1. Qué decisión adopta o condiciona.

2. Qué datos personales utiliza.

3. Cuál es la base jurídica del tratamiento.

4. Si existe elaboración de perfiles.

5. Si la decisión es exclusivamente automatizada.

6. Si produce efectos jurídicos o significativamente similares.

7. Qué intervención humana existe realmente.

8. Si procede realizar una evaluación de impacto en protección de datos.

9. Qué información debe facilitarse a la persona trabajadora conforme al RD 723/2026.

10. Qué información debe facilitarse a la representación legal de las personas trabajadoras conforme al artículo 64.4.d) ET.