IA en recursos humanos: qué debe explicar la empresa y qué exige la AEPD

Dos obligaciones que conviene examinar juntas

Una herramienta que asigna turnos, puntúa el desempeño o ayuda a decidir promociones puede afectar a las condiciones de trabajo aunque la decisión final la firme una persona. La empresa debe identificar su uso real, explicar las reglas que intervienen cuando corresponda y comprobar qué papel conserva la supervisión humana.

El Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, entrará en vigor el 5 de octubre de 2026 y añade información sobre sistemas algorítmicos o automatizados al contenido que debe entregarse a la persona trabajadora. Por otra parte, la AEPD publicó el 23 de septiembre la advertencia AI-00009-2026, relativa a una herramienta prevista para analizar y puntuar candidaturas.

Información individual: existencia, pautas, criterios y reglas

El artículo 3.2.k del RD 723/2026 exige informar por escrito sobre la existencia de sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones. Si se utilizan para decidir sobre condiciones laborales, la información incluirá sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento.

La norma cita, entre otras materias, la duración y distribución de la jornada, la asignación de tareas, los salarios, la progresión profesional, el lugar de trabajo y la extinción del contrato. Una referencia genérica a que la empresa «utiliza inteligencia artificial» no explica los criterios que pueden influir en una decisión concreta.

El capítulo II se aplica, con carácter general, a las relaciones laborales de duración superior a cuatro semanas. En las nuevas relaciones, la información del artículo 3 debe facilitarse antes de su inicio. Puede figurar en el contrato escrito o en otro documento; si se entrega electrónicamente, ha de ser accesible, almacenable e imprimible, y la empresa debe conservar prueba de transmisión o recepción.

Contratos vigentes y cambios posteriores

La disposición transitoria única no obliga a rehacer automáticamente todos los contratos vigentes el 5 de octubre. Si la persona trabajadora solicita información que aún no obra en su poder, la empresa dispone de treinta días hábiles desde la recepción de la solicitud para entregarla.

Las modificaciones posteriores de los elementos informados deben comunicarse lo antes posible y, como máximo, el día en que surtan efecto. Este deber informativo no sustituye los procedimientos y preavisos que pueda exigir la modificación de las condiciones de trabajo.

Información a la representación de las personas trabajadoras

El artículo 64.4.d del Estatuto de los Trabajadores ya reconoce a la representación legal el derecho a conocer los parámetros, reglas e instrucciones de los algoritmos o sistemas de IA que inciden en decisiones sobre condiciones de trabajo, acceso al empleo o mantenimiento de este, incluida la elaboración de perfiles.

La entrega de información individual prevista en el nuevo real decreto no sustituye ese deber colectivo cuando resulte aplicable. Conviene revisar por separado el contenido y los destinatarios de ambas comunicaciones.

La advertencia de la AEPD: puntuar currículums con IA

La advertencia AI-00009-2026 (EXP202600427) se refiere a una herramienta cuya implantación estaba prevista para analizar currículums, asignar puntuaciones y apoyar la priorización de candidaturas en selección y movilidad interna. Es una actuación preventiva, no una sanción por el uso de una herramienta ya implantada.

La AEPD recuerda que las candidaturas y personas trabajadoras deben recibir información clara, accesible y comprensible sobre el tratamiento de sus datos y la función de la herramienta. Deben evaluarse los riesgos y, si el tratamiento puede entrañar un alto riesgo para derechos y libertades, efectuar previamente una evaluación de impacto en protección de datos.

Que la decisión final corresponda formalmente a una persona no basta por sí solo. La intervención humana ha de permitir valorar críticamente la puntuación, apartarse de ella y tomar una decisión propia. La posible aplicación del derecho a no quedar sometido a decisiones exclusivamente automatizadas dependerá del funcionamiento efectivo de la herramienta y de la intervención humana real.

Comprobaciones prácticas antes de implantar o ampliar un sistema

• Inventariar las herramientas utilizadas en selección, turnos, tareas, desempeño, salarios, promoción y extinción, incluidas las suministradas por terceros.
• Documentar qué datos tratan, qué resultados producen y cómo influyen estos en cada decisión.
• Preparar la información escrita dirigida a cada persona trabajadora y, cuando proceda, la debida a su representación.
• Evaluar los riesgos de protección de datos y determinar si es necesaria una evaluación de impacto previa.
• Asegurar que la persona responsable de decidir entiende el resultado, puede cuestionarlo y puede apartarse de él de forma efectiva.